Puede empezar a tomar notas de la reunión y compartir el documento rápidamente en los eventos de Calendario.
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| Las notas de la reunión en la vista de detalles de Calendario |
Los documentos de notas que se crean en Calendario se completan automáticamente con la información del evento y se adjuntan a este.
También puede agregar esta misma plantilla de notas de la reunión a cualquier documento. Para ello, escriba “@” en el documento y use el menú desplegable.
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| Agregue una plantilla de notas de la reunión en un documento |
Actualmente, estas funciones solo están disponibles en Calendario y Documentos en la Web.
¿A quiénes afecta el cambio?
Usuarios finales
¿Por qué usarlo?
Las notas de la reunión representan uno de los casos de uso más comunes en Documentos. Además, son una forma eficiente de aprovechar bien el tiempo en una reunión. Sin embargo, para crearlas, compartirlas y encontrarlas después, es necesario llevar a cabo algunos pasos básicos repetitivos, además de pasar de Documentos a Calendario. La función de notas de la reunión es un atajo para crear ese tipo de documentos con tan solo unos clics rápidos.
Gracias a esta función, crear, compartir y adjuntar las notas de la reunión en eventos de Calendario es muy sencillo.
Detalles adicionales
En Calendario, esta función solo está disponible para organizadores de reuniones o invitados con permisos para modificar el evento.
Puede aprovechar esta función de distintas formas:
- Al crear o editar un evento, aparecerá el botón «Crear notas de la reunión» junto a la sección de archivos adjuntos. Si hace clic en ese botón, podrá crear un documento nuevo, que se adjunta al evento cuando se guardan los cambios.
- Al hacer clic en el botón «Tomar notas en la reunión» en un evento programado, se creará este documento y se abrirá de inmediato en una pestaña nueva para que los usuarios puedan empezar a tomar notas de inmediato. En segundo plano, este documento también se adjuntará al evento de Calendario para poder consultarlo en el futuro.
Después de tomar las notas de la reunión, se incluirá automáticamente un vínculo en el documento a ese evento de Calendario, lo que facilita la navegación entre las dos ubicaciones.
Asimismo, podrá adjuntar documentos adicionales al evento de Calendario.
Cómo compartir las notas de la reunión
- Si hace clic en «Crear notas de la reunión» cuando crea un evento nuevo o edita uno existente, el documento de las notas se compartirá con los asistentes, incluidas las personas que no pertenezcan a la organización, una vez que seleccione «Guardar».
- Si hace clic en «Tomar notas en la reunión» en un evento de Calendario programado, los asistentes no tendrán acceso automáticamente, y aparecerá una solicitud para compartir las notas en Documentos.
- Cuando tome notas de la reunión en eventos programados desde Documentos de Google:
- Si es el organizador de la reunión, una ventana emergente le indicará que comparta el documento y lo adjunte al evento. Para otorgar acceso al documento, haga clic en Compartir y adjuntar.
- Si no es el organizador de la reunión, una ventana emergente le indicará que comparta el documento. Para otorgar acceso al documento, haga clic en Compartir. El documento no se adjuntará al evento.
Cómo comenzar
- Administradores: No hay ningún control de administrador para esta función.
- Usuarios finales: No hay un parámetro de configuración para los usuarios finales en relación con esta función. Visite el Centro de ayuda para obtener más información sobre las notas de la reunión en Calendario.
Ritmo de lanzamiento
- Dominios del lanzamiento rápido: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 5 de octubre de 2021
- Dominios de lanzamiento programado: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 19 de octubre de 2021
Disponibilidad
- Está disponible para todos los clientes de Google Workspace, así como los de G Suite Basic y Business.